Jak sprawdzić kontrahenta w KRS?

Weryfikacja danych podmiotu, z którym zawieramy istotne dla prowadzenia działalności gospodarczej umowy, to podstawa. Możliwość sprawdzenia, czy firma jest godna zaufania, daje nam bezpośrednio Krajowy Rejestr Sądowy, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Od lipca 2021 roku, dane i wnioski zgłaszane do rejestru są powszechnie dostępne on-line, a każdy zainteresowany może przeczytać treść, uzasadnienie, a nawet dane zawarte w pismach. Przed lipcem 2021 roku także istniała jednak możliwość weryfikacji podmiotów, choć nie w tak pełnym i kompleksowym zakresie jak ma to miejsce teraz. Możliwe było nawet, porównywalne do tego dostępnego teraz, przeglądanie dokumentów spółek w wersjach papierowych.

Portal Krajowego Rejestru Sądowego

Zaczynając od chronologicznie najstarszej opcji, która od początku funkcjonowała w formie elektronicznej, należy opisać wpierw Portal KRS. Stanowi on aktualnie część większego systemu Portalu Rejestrów Sądowych, choć nie zawsze tak było.

Po wejściu na stronę ekrs.ms.gov.pl, konieczne będzie wybranie jednej z czterech opcji. W tym przypadku powinieneś wybrać opcję “wyszukiwarka KRS”. Po jej kliknięciu, pojawi się dość staromodne okno wyszukiwarki. Zaznacz rejestr “przedsiębiorcy” i wpisz nazwę lub numer KRS kontrahenta, o ile takowy posiadasz. Następnie przepisz kod captcha i wyszukaj podmiot.

Zyskasz możliwość wyboru jednego z dwóch przycisków – albo wydruku informacji pełnych, albo wydruku informacji aktualnych. O ile w codziennym weryfikowaniu kontrahentów, wystarczające jest korzystanie z informacji aktualnych, o tyle ta druga opcja pozwala prześledzić zmiany w danych podmiotu lub składach organów zarządzających i nadzorujących. Obie te opcje umożliwią poznanie wysokości kapitału zakładowego, a także poznanie aktualnych wspólników i adresu spółki.

Tradycyjne przeglądanie akt w siedzibie sądu

Metoda ta, stanowi pewien relikt przeszłości. Przydatna jest praktycznie wyłącznie, jeśli jesteś wspólnikiem spółki i utraciłeś dokumenty, jeśli dokonujesz fuzji, lub musisz mieć pewność, że wszystko w spółce kontrahenta jest w porządku. Akta przechowywane w siedzibie sądu nie są małe, a zawierają w sobie wszystkie przesłane kiedykolwiek wnioski i pisma. Aby uzmysłowić ci, ile papierów możesz się spodziewać, powiemy tylko, że powinieneś przygotować się na około 100 stron za każdy rok funkcjonowania spółki o średniej wielkości. W ten sposób przechowywane (i dostępne dla każdego) są postanowienia sądu rejestrowego dotyczące spółki, a także wszystkie wspomniane już wyżej dokumenty.

W celu skorzystania z tego typu możliwości, powinieneś umówić się do czytelni akt sądowych wydziału gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego. Konieczne będzie wskazanie, akta jakiej spółki masz zamiar przeglądać, żeby pracownik sądu miał możliwość ich przygotowania. Czas przewidziany dla każdego czytelnika, to około godziny, a umawianie się, odbywa się za pomocą numeru podanego na stronie sądu właściwego. Termin, jaki można zarezerwować najczęściej jest nie krótszy niż tydzień, a z regulacji wewnętrznych sądów wynika zazwyczaj, że są to minimum trzy dni.

Przeglądarka Portalu Rejestrów Sądowych

Na koniec – wisienka na torcie – Przeglądarka Portalu Rejestrów Sądowych, czyli funkcjonalność dostępna od 1 lipca 2021 r. Jest to nic innego, jak tylko możliwość przeglądania akt sądowych, znana dotychczas z formy papierowej, która została scyfryzowana. Wyszukiwanie podmiotu odbywa się po numerze KRS, a dane dostępne on-line są identyczne, jak te w siedzibie sądu rejestrowego. Jako niewątpliwą wadę trzeba wspomnieć, że wysyłane wcześniej niż 1 lipca 2021 r. wnioski nie zostały wprowadzone do systemu, a ich przeglądanie możliwe jest wyłącznie w siedzibie sądu.

Sprawdzenie kontrahenta przed dokonaniem z nim dużej transakcji, stanowi wyraz ostrożności. Często ostrożność ta jest później analizowana w kontekście potencjalnych sporów sądowych. Sprawdzenie podmiotu każdą z tych trzech metod jest bezpłatne, a pozwala uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości. Ostrożność w biznesie przede wszystkim!